Pourquoi organiser, et comment réussir son événement presse ? Quels sont les enjeux et les objectifs de ce levier de communication ? Et surtout, comment bien l’organiser, depuis la phase de réflexion jusqu’au jour J ? On vous dit tout sur l’un des piliers de la communication médiatique !

Evénement presse : de quoi parle-t’on ?

L’événement presse est un dispositif de communication. Celui-ci est particulièrement adapté aux entreprises, organismes ou associations qui souhaitent inaugurer et dévoiler un nouveau lieu, annoncer une nouveauté, lancer un nouveau produit ou transmettre une information justifiant le regroupement de journalistes et d’influenceurs au même endroit, au même moment. Il peut revêtir plusieurs formes : conférence de presse officielle, inauguration festive, voyage de presse de quelques jours, événement phygital (mêlant une présence physique et un relai digital), etc.

Il n’y a rien de plus excitant que d’être sur le point de partager et présenter un projet sur lequel nous travaillons depuis des mois, voire des années. L’annoncer, c’est se lancer dans le grand bain, et espérer marquer les esprits. Un parcours semé d’embuches, dont il faut contrôler l’atterrissage. Planification et stratégie sont donc des éléments phares pour la réussite du projet. 

C’est ici que les mondes de l’événementiel et des relations presse vont venir s’unir, afin d’aboutir à un événement maîtrisé de bout en bout, depuis son annonce jusqu’aux jours qui suivent. 

L’événement presse, pour qui, pour quoi ?

Comme son nom l’indique, un événement presse s’adressera en premier lieu…à la presse ! L’objectif : rencontrer les journalistes, échanger avec eux, leur faire vivre l’expérience d’un lieu ou d’un produit, leur donner l’opportunité d’interviewer toutes les parties prenantes d’un projet ou d’un événement. 

Ainsi, un déjeuner presse imaginé pour inaugurer un nouveau restaurant permettra aux journalistes de faire l’expérience de la cuisine proposée, de découvrir l’ambiance et l’atmosphère proposée, tout en posant directement des questions à la fois au chef, au sommelier, aux directeurs de l’établissement. Une conférence de presse destinée à révéler la programmation d’un événement culturel sera l’opportunité pour les organisateurs de maitriser la communication – tout le monde a la même information au même moment et pour les journalistes de pouvoir échanger avec les artistes ou toutes les personnes participant à l’événement afin de recueillir les informations qui les intéressent.

Outre les journalistes, les influenceurs font également partie des cibles incontournables d’un événement médiatique. Si les journalistes relaieront l’information récoltée lors de l’événement dans leur média respectif – une rubrique dans un magazine, une brève à la radio, un reportage à la tv, etc, les influenceurs partageront, en direct et en images, ce qu’ils découvriront à l’événement. Stories, reels ou posts, les contenus seront relayés sur leur page auprès de leur communauté, qui découvrira alors en même temps qu’eux ce nouveau lieu, ce nouveau produit ou cette programmation artistique.

Enfin, il est également possible de convier à un événement ses clients premium, ses partenaires ou encore des élus de la ville. C’est notamment le cas lors d’inauguration officielle de lieux. L’avantage : rassembler tout un écosystème au même endroit, au même moment, et créer ainsi des connexions intéressantes. 

Quels sont les objectifs de cet événement ?

Chaque jour de nouveaux projets voient le jour, de nouveaux lieux éclosent, de nouveaux produits sont commercialisés. Il est ainsi primordial de savoir se différencier et de communiquer de façon juste et pertinente pour être visible et marquer les esprits. 

La communication médiatique est un levier efficace pour la création de notoriété et d’une image de marque. On parle de “Third party endorsement”, c’est à dire que l’on utilise l’image et la position a priori neutre du journaliste et de l’influenceur – en tout cas à ses débuts pour ce dernier – pour influencer la perception du public sur un objet de communication donné. “Si le journaliste en parle, alors qu’il n’a aucun intérêt à le faire, c’est que ce lieu / ce projet / ce produit en vaut la peine”. 

Organiser un événement presse permet ainsi : 

→ de gagner en notoriété
Les journalistes et influenceurs qui participent à l’événement le font car le sujet/thème correspond à leur ligne éditoriale et ils seront sûrs d’intéresser leurs lecteurs. C’est à la fois bénéfique pour eux – ils obtiennent du contenu pour alimenter leur média, et bénéfique pour l’organisateur qui a ainsi l’assurance de toucher son public cible.
Plus on cumule les audiences sur différents supports, plus on partage de manière exponentielle de l’information, plus la marque aura envahi l’espace médiatique et sera présente dans l’esprit de son public

→ de construire une image soignée.
Les communautés font confiance aux influenceurs, aux journalistes qu’ils aiment lire et suivre. Leur voix est donc importante et participe à la création de l’image de la marque, d’où l’importance de bien travailler les messages clés que l’on veut faire passer à ces relais d’opinion, qui seront ensuite eux-mêmes relayés auprès du public

Et maintenant ?  

Comment s’assurer le succès de son événement ? Quelles sont les différentes étapes à respecter ? Quels délais prévoir pour l’organisation ? Quelques pistes ci-dessous ! 

Une première phase de réflexion permettra de répondre aux questions suivantes : un événement est-il vraiment indispensable pour faire passer les messages que je veux faire passer ? Quelle est sa valeur ajoutée par rapport à une communication médiatique plus classique ? Suis-je sur.e que l’actualité / le potentiel médiatique est assez fort pour intéresser journalistes et influenceurs ? Rien de pire que d’organiser un événement autour d’une actualité qui n’en est pas vraiment une !

Ensuite, se pose la question des cibles finales : quel public a-t-on envie de toucher grâce à cet événement ? Les cibles habituelles ? De nouveaux prospects et partenaires ? Dans la foulée on définit les cibles médiatiques correspondantes – médias & influenceurs qui relaieront nos messages.

La création d’un retroplanning permet ensuite à toutes les parties prenantes de suivre chaque étape depuis la conception jusqu’au jour J : définition du format de l’événement (animations, ateliers, horaires, etc), choix des intervenants, choix des prestataires (traiteur, hôtesse, DJ, etc), choix et conception des cadeaux de remerciement avec lesquels les invités repartiront, création et diffusion d’un Save the date, puis d’une invitation presse / influenceurs / partenaires quelques semaines voire quelques mois avant, etc.

Lors du jour J, on prévoit un accueil personnalisé et dédié aux différents journalistes et influenceurs. L’objectif d’une attachée de presse est de fluidifier l’ensemble : accueillir, rediriger vers les personnes les plus pertinentes à interviewer, annoncer les différents temps forts de l’événement, introduire les discours des dirigeants, etc. Dans les coulisses, chacun aura été briefé sur son poste et ses missions.

Les secrets pour réussir son événement presse ? 

Un événement doit refléter les valeurs d’une marque, refléter son identité, son ADN. Il faut imaginer et concevoir ce rassemblement de façon authentique et sur-mesure. Il ne faut pas forcément chercher à reproduire ce que l’on a pu observer ailleurs. Faire appel à une agence permet d’enrichir la réflexion et de définir une stratégie de communication cohérente. Mais aussi de s’assurer le bon déroulement d’un événement. On en discute autour d’un café ?