Comment organiser un évènement digital ?
La communication est un métier de contact. La situation sanitaire actuelle impose pourtant de nouvelles règles et une nouvelle façon de travailler. Nous ne pouvons plus nous réunir autour d’événements physiques et le télétravail est devenu une norme ? Qu’à cela ne tienne ! Les événements doivent donc être remaniés, repensés, digitalisés.
Le digital faisait déjà partie de nos vies. Il prend désormais encore un peu plus de place et toute crise est également là pour nous pousser à innover. Alors, par où commencer pour organiser un évènement digital ?
L’enjeu : re-créer tous les codes d’un événement physique, mais en ligne. Tous les formats événementiels peuvent d’adapter au 100% digital : conférence, salon, défilé de mode, lancement de produit, conférence de presse… L’élément clé à ne pas oublier : l’interaction ! L’expérience utilisateur doit être au centre de l’événement.
Le Webinar : star du confinement
Un webinar est une conférence en ligne sur un sujet/une thématique donné.e. La plupart du temps, il est interactif, c’est-à-dire doté d’un chat permettant aux utilisateurs de poser des questions. Dans le cadre d’une démarche commerciale, ce format permet en parallèle de recueillir des informations sur les participants et de générer des leads, des touches de contact futur potentielles. Techniquement, il est assez simple de préparer un Webinar, grâce aux nombreuses plateformes qui existent aujourd’hui : Livestorm, Zoom , Go To Webinar, Join Me… Gratuites ou payantes, toutes sont assez simples d’utilisation.
La difficulté réside plutôt dans le contenu : comment créer une conférence digitale capable de capter l’intérêt des participants sur toute la durée de l’intervention ? Comment axer son plan d’intervention, de façon à ne pas perdre son public en route ?
Un lancement presse 100% online ?
Un lancement presse a pour but d’informer les médias et les influenceurs sur la sortie d’un nouveau produit. Logiquement, il est l’occasion de mettre en scène la marque dans un environnement spécialement pensé pour l’événement, permettant au public convié de vivre une immersion complète dans l’univers de la marque. Alors, comment reproduire l’expérience en 100% digital ?
Prenons ici l’exemple de la marque de soupe Liebig. Dans le cadre du lancement d’une nouvelle soupe, la marque a fait appel à plusieurs influenceurs en organisant un évènement digital à distance.
Pour garantir une bonne retransmission live de l’évènement, une équipe de production audiovisuelle se charge de filmer et de mettre en place le matériel indispensable. En parallèle un animateur se charge des prises de parole. Les influenceurs étaient invités à se connecter via leur smartphone ou ordinateur à une plateforme spécialement créée pour l’occasion.
En amont, chaque personne avait reçu une boite brandée Liebig contenant la fameuse soupe et le processus à suivre le jour J. Le Jour J, chaque influenceur devait se connecter sur le site dédié. Au programme de ces quelques heures avec Liebig : une rencontre avec les équipes, en direct des cuisines. L’idée était de montrer aux leaders d’opinions la composition de la soupe – produits frais essentiellement – et casser le stéréotype de la fameuse brique de soupe à moitié constituée d’eau.
Différentes interventions se sont succéder : nutritionniste, cuisiniers, directeur de la marque… Un moyen ludique de faire participer les prescripteurs d’opinions et proposer un évènement digital en phase avec l’actualité.
Les avantages d’un évènement digital
Devoir revoir l’organisation de son événement afin de le digitaliser ne doit pas être vu comme un inconvénient ! Digitaliser ses événements peut avoir des avantages, aussi bien pour les invités qui vivent une expérience unique que pour les organisateurs qui créent une véritable relation avec eux.
Petite liste non exhaustive des bons côtés de l’événement en ligne :
- Participation : le digital permet une participation illimitée – ou presque ! Contrairement à l’événement physique organisé dans un lieu où l’on ne peut pas pousser les murs, le digital permet de s’adresser au plus grand nombre, peu importe le lieu où ils se trouvent !
- Gain de temps : moins de prestataires, moins de logistique, peu de déplacements… L’organisation d’un événement en ligne peut être un sacré gain de temps
- Gain d’argent : en fonction du dispositif imaginé, le digital peut permettre de réduire son budget : exit la location d’un lieu, la mise en place d’une scénographie, les frais de transport à prendre en charge ou les frais de restauration… A moins de faire appel à une sur-production, un événement en ligne coûte généralement moins cher
- Écologique : une approche plus « green » grâce au digital. En effet, plus de déplacements, mais aussi plus de déchets ni de gaspillage.
- Accessibilité : n’importe où, n’importe quand, depuis son ordinateur, son smartphone. Plus de barrière géographique ! Théoriquement, l’événement pourrait être mené auprès d’un public dispersé aux quatre coins du monde !
Comment bien préparer un évènement digital ?
L’événement en ligne permet, contrairement à sa version physique, de faire vivre celui-ci plus longtemps ! Il s’organise en plusieurs phases :
Phase 1 : vos participants s’inscrivent. A vous de choisir le bon modèle parmi l’invitation, l’inscription directe, l’accès libre… Pour cela, une page dédiée devra présenter le programme, les intervenants, les horaires… Toute la programmation de votre évènement avec ses objectifs finaux.
Phase 2 : imaginez un format permettant la participation et l’échange. C’est LA règle à retenir ! Vous pouvez utiliser un tchat, conduire des sondages, organiser des sessions de Q/A… A vous de trouver l’idée qui convient le mieux au format de votre événement et au public présent.
Phase 3 : récupérer les retours. Une fois votre écran éteint, votre événement est terminé. L’idée est de ne pas perdre contact tout de suite ! Quels sont les impressions ? Y a-t-il des questions ? Proposez un Replay ! Ainsi, ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement en direct peuvent se rattraper. Utiliser les réseaux sociaux permet également de « compléter » l’évènement et d’intéresser une potentielle audience qui n’avait pas été touchée.
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