Ça y est, grâce à l’amélioration de la situation sanitaire, c’est enfin le retour des événements presse ! Mais savez-vous comment bien organiser un événement presse ? 😉

• Quels sont les différents types d’événements presse ?

Il existe plusieurs sortes d’événements presse et tous ont leurs avantages :

– La conférence de presse : elle vise à réunir un grand nombre de journalistes, dans un temps parfois très court, afin de leur transmettre une information. La conférence se déroule dans un lieu précis, à une heure donnée et comprend généralement deux parties : une première partie dédiée à l’allocution de l’émetteur de la conférence de presse et une deuxième partie pendant laquelle les journalistes présents posent leurs questions en direct, la fameuse session de questions / réponses.

– Le petit-déjeuner ou déjeuner presse : il permet d’échanger, le temps d’un repas, avec quelques journalistes. Ce cadre offre une ambiance plutôt décontractée, bien que professionnelle, et donne lieu à une relation privilégiée avec les journalistes. L’idéal est d’organiser cet événement dans un lieu calme pour favoriser les échanges. Contrairement à la conférence de presse, le petit-déjeuner / déjeuner presse propose aux journalistes d’échanger sur plusieurs sujets, plus longuement et à plusieurs reprises (parfois tout au long de l’année).
 Le petit déjeuner de presse s’avère être une heure de rendez-vous idéale, dans la mesure où, les journalistes ont plus de facilité à se libérer le matin et c’est le moment de la journée où leur esprit est encore « libre ».  Il est aussi plus rapide que le déjeuner et peut donc permettre d’obtenir davantage de journalistes disponibles.

– Le voyage de presse est un séjour de minimum une nuit (en France ou à l’étranger) qui vise à faire découvrir un produit, une marque ou encore une région. Le voyage de presse offre aux invités la possibilité de vivre une expérience et d’être baignés dans un univers particulier. Néanmoins, il est assez coûteux et pour qu’il soit pleinement réussi, la logistique doit être parfaite.

Aujourd’hui, avec l’arrivée des influenceurs dans l’univers des e-relations presse, il est presque impensable d’organiser un événement sans blogueurs ni influenceurs. Ils sont devenus en quelques années les nouveaux acteurs indispensables à la communication des marques. 
On voit donc très souvent apparaitre des événements associant journalistes et influenceurs ou bien des « blog trips », qui sont eux réservés aux influenceurs digitaux.

• Pourquoi organiser un évènement presse ?

Organiser un évènement presse a de nombreux avantages. En effet, il a vocation à attirer l’attention d’un grand nombre de journalistes au même moment et donc à générer de nombreuses retombées sur une courte période.

La conférence de presse vise à renforcer les liens avec les journalistes. Lorsque des témoins sont présents, certains journalistes en profitent pour les interviewer séance tenante. Cela permet donc d’apporter une certaine crédibilité à votre entreprise. Mais, attention ! La conférence est réservée à une communication importante ou à un fait exceptionnel. En effet, les journalistes sont très sollicités et ne se déplacent que si l’actualité l’exige.

Le petit-déjeuner / déjeuner presse, quant à lui, permet d’instaurer du lien et un sentiment de confiance avec les journalistes. Le cadre moins formel et plus intimiste crée une réelle dimension humaine à l’évènement. Bien sûr, cette culture demande beaucoup de rigueur pour être efficace et impacter la communication de manière directe. Ce type d’événements peut être régulier et donc favoriser une relation à long terme avec un groupe de journalistes cibles.

Le voyage de presse est idéal pour nouer des relations suivies et créer de la proximité avec les journalistes. Il permet de réellement faire découvrir votre marque ou vos produits et de les contextualiser avec des porte-parole. L’objectif est de partager une expérience et de dévoiler les valeurs de votre entreprise. De plus, si vous invitez des influenceurs, le séjour leur permettra de créer du contenu et donc de faire parler de vous. S’il est réussi, le voyage de presse fidélisera les journalistes et leur donnera envie de suivre les actualités de votre entreprise.

• Comment l’organiser ?

L’organisation d’un événement presse doit répondre à différents critères :

Tout d’abord, il est nécessaire d’avoir de bonnes raisons d’en organiser un. Il faut se poser les bonnes questions : Est-ce nécessaire ? Est-ce adapté ? Est-ce prudent ? Avez-vous les moyens ? Quel sera la ligne directrice ? Les messages clés ? Qu’est-ce que vous attendez de ce dernier ?

En fonction de ces réponses, on pourra ensuite décider du type d’événement le plus adéquat.

Les personnes à contacter :

Dans un premier temps, il faudra cibler les bons journalistes et leur envoyer des invitations. Celles-ci doivent refléter au mieux l’image de votre entreprise en respectant sa charte graphique et l’ambiance que vous souhaitez donner à votre event. Il est important de les envoyer plusieurs mois à l’avance car les journalistes (et influenceurs) ont des emplois du temps très chargés. 
Ensuite, un travail de relances est primordial. Effectivement, même s’il demande beaucoup de temps, il offre une réelle valeur ajoutée pour les journalistes.
 Bien entendu, il sera nécessaire de choisir une date, réserver un lieu et de rédiger un programme détaillé.

La conférence de presse :

Pour organiser une conférence de presse, il y a des jours stratégiques, notamment le mardi, le mercredi et le jeudi. Ceux-ci sont considérés comme des jours d’actualités plus lents. 
En termes d’horaire, il est préférable d’organiser une conférence le matin ou en début d’après-midi. Le mieux serait de caler l’événement entre 10 h et 11 h pour vous assurer que les médias le couvrent bien.
 Concernant le lieu, le trajet que les journalistes doivent parcourir jusqu’à l’emplacement de l’événement doit être considéré. Une trop grande distance pourrait les décourager. 
Il faudra également prévoir d’envoyer les dossiers de presse en amont, ceux-ci ne devant surtout pas être négligés. Puis, viendra le moment de préparer la ou les interventions : Qui parle ? Que dire ? Comment le dire ?

Pour une meilleure organisation de la séance de questions-réponses, il est préférable de prendre un modérateur. C’est à lui que revient la tâche de répondre à certaines interrogations et de les rediriger vers les intervenants concernés. 
De plus, il sera utile de procéder à des répétitions avant la date prévue. Ainsi, il sera plus simple de prévoir les questions que la presse pourrait vous poser et donc de vous y préparer.

Pour un déroulement sans encombre, il est important de préparer la salle de conférence : vérifier les installations, tester les lumières et microphones, penser aux rafraîchissements, etc.

Le jour J :

Le Jour-J se déroulera en plusieurs temps : accueil des représentants, signature d’une fiche de présence, installation de chacun des intervenants à leur table, débuter à l’heure prévue, enregistrement de la conférence, respect du temps de parole de chacun, etc.

 Une fois la conférence terminée, il faudra assurer un suivi : attendre car certains représentants voudront rester pour continuer une conversation moins formelle sur la question, voir si les journalistes ont eu toutes les informations nécessaires et gérer leurs demandes, puis constituer une revue de presse pour mesurer l’ampleur de l’événement.

Pour le petit-déjeuner / déjeuner de presse, il est obligatoire de cibler les bons journalistes car il ne sera possible d’en inviter qu’un nombre restreint. De même, l’ambiance étant plus convivial, il faudra veiller à cadrer le déroulé pour que les sujets importants soient bien abordés.

Concernant l’organisation du voyage de presse, c’est probablement la plus compliquée puisqu’elle s’étale sur plusieurs jours. Le lieu et les différentes activités ne devront pas être choisis à la légère. De plus, sélectionnez bien les personnes que vous allez rencontrer : le séjour devra donner aux médias l’occasion de parler à des interlocuteurs aux positions très différentes afin d’obtenir un récit nuancé. Il sera tenu de faire vivre une expérience hors du commun aux invités, pour cela, l’organisation devra être bien pensée, irréprochable et millimétrée.

• Exemples d’événements réalisés par l’agence

–Événement client Auberge de l’Ile Barbe 
–Conférence de presse Michael Phelps 
–Soirée Influenceurs Fisherman’s Friend
–Voyage de presse design

Vous avez donc tout intérêt à organiser des événements presse ! Alors oui, leur préparation demande du temps, de la rigueur et de l’investissement. Mais le résultat n’en sera que positif pour votre entreprise !
N’hésitez pas à faire appel à nous 🙂